KI-Integration im Dokumenten-management: E-Mail-Organisation und Rechnungsverarbeitung einfach gemacht

In einer digitalen Ära, in der wir ständig von Informationen überflutet werden, bleiben E-Mails ein Grundpfeiler der Kommunikation. Doch die allgegenwärtige Benachrichtigung „Posteingang (1.000+)“ lässt viele erschaudern. Parallel dazu stehen Unternehmen und Verwaltungen vor routinemäßigen, aber zeitaufwändigen Aufgaben, wie der Rechnungsverarbeitung. Ein Ansatz, um dem Ganzen Herr zu werden: Eine KI-gestützte Softwarelösung, die sowohl die E-Mail-Verwaltung als auch die Datenextraktion aus Rechnungen effizienter gestaltet.

Das E-Mail-Problem der Moderne
Seit ihrer Einführung in den frühen 1970er Jahren hat sich die E-Mail von einem exklusiven Kommunikationsmedium für AkademikerInnen zu einem globalen Kanal, sowohl für den privaten als auch für den geschäftlichen Austausch, entwickelt. Laut einer Prognose der Radicati Group aus dem Jahr 2022 wurden bzw. werden in 2023 weltweit täglich über 347 Milliarden E-Mails versendet und empfangen. Im Jahr 2026 soll sich diese Zahl auf über 392 Milliarden Mails pro Tag belaufen.1 Angesichts dieser Informationsflut ist das Verwalten von E-Mails für viele eine Herausforderung geworden.

Intelligente E-Mail-Verwaltung
Eine intelligente E-Mail-Verwaltung ist mehr als nur ein Sortierassistent. Dank modernster KI-Algorithmen kann der Inhalt einer E-Mail tiefgreifend analysiert und ihr Kontext verstanden werden. Damit können eine autonome Kategorisierung sowie eine vorschlagsbasierte automatische Ablage realisiert werden. Somit geht es dabei weit über das bloße Erkennen von Schlüsselwörtern hinaus. Das „Wesen“ der E-Mail wird erfasst. Im Gegensatz zu traditionellen Tools, die in der Regel auf einfachen Filtern basieren, bewertet eine KI-gestützte Softwarelösung E-Mails kontextuell.

Geschäftliche Engpässe angehen: KI-gesteuerte Rechnungsverarbeitung
Jenseits von E-Mails kann KI-Kompetenz auf einen weiteren kritischen Geschäftsbereich ausge-
dehnt werden: die Rechnungsverarbeitung. Im traditionellen Setup war das Extrahieren von Daten aus Rechnungen arbeitsintensiv und erforderte höchste Konzentration und Genauigkeit seitens der Mitarbeitenden. Dieser Prozess kann mit einem KI-gesteuerten Ansatz rationalisiert werden. Mit Hilfe von fortschrittlichen Machine-Learning-Algorithmen können Rechnungen zielgerichtet  ausgelesen werden. Entscheidende Informationen, wie Beträge, Steueraufschlüsselungen, Lieferantendetails und Datumsangaben, werden dabei identifiziert und extrahiert. Diese automatisierte Methode verringert nicht nur manuelle Fehler, sondern beschleunigt auch den Kreditorenzyklus erheblich und ermöglicht schnellere Abstimmungen und Zahlungen.

Fazit
In einer schnelllebigen Berufswelt stellt der dosierte und zielgerichtete Einsatz von KI, insbesondere bei der E-Mail-Verwaltung und in der Rechnungsverarbeitung, eine hervorragende Möglichkeit dar, um die Effizienz zu steigern, Ressourcen optimal zu nutzen und den täglichen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Mit den entsprechenden Werkzeugen können SachbearbeiterInnen aus Verwaltung und Industrie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt, und die Routineaufgaben der intelligenten Automatisierung überlassen.

Frank Zimlich
Dokuneo Software GmbH
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