Digitale integrierte  Managementsysteme sind auch in kleinen Unternehmen ein  Erfolgskonzept

Die Anforderungen an Managementsysteme steigen auch im Mittelstand. Neben Qualitätsmanagement ist heute oft ein Arbeitsschutzmanagement, ein Risikomanagement,
ein Umweltmanagement, ein Energiemanagement und in einigen Branchen auch ein
Konfigurationsmanagement gefordert.

Man kann diese komplexen Anforderungen als Last verstehen oder als Aufforderung das eigene Unternehmen so aufzustellen, dass auf solche Anforderungen schnell, präzise und sicher reagiert werden
kann. Sinnvoll geht das nur, wenn alle Anforderungen und Prozesse in einem integrierten Managementsystem (IMS) zusammengefasst sind und so Zielkonflikte vermieden werden. Die iUS Institut für Umwelttechnologien und Strahlenschutz GmbH sieht sich in dem stark regulierten Umfeld des kerntechnischen Rückbaus (sozusagen am Backend der Energiewende) als kleines Unternehmen
in genau dieser Situation. Noch sind wir nicht an jeder Stelle mit der Umsetzung fertig, wir streben auch keine Zertifi zierung an, bemerken aber bereits die Wettbewerbsvorteile, die die gemeinsam mit einem IT-Partner entwickelte Lösung bietet.

Wir nutzen ein semantisches Wiki-System, das die Vorteile einer Wiki (einfachste Syntax, einfache Integration von Multimediainhalten) mit denen einer Datenbank verknüpft. Die Datenbankseite wiederum ermöglicht uns die automatisierte Verknüpfung, Filterung und Aggregation der Wiki-Seiten. Das Basissystem ist open Source, die Investitionen für uns bestehen in dem Erwerb bzw. dem Aufbau der grundlegenden Strukturen und natürlich der Pflege des Systems. Die  Hardwareanforderungen hingegen sind verglichen mit anderen Systemen wie Sharepoint oder SAP vernachlässigbar. Bestehende Systeme und Datenbanken können über ein Backend verknüpft oder eingelesen werden. Auch dafür ist der Aufwand überschaubar.

Zusammenhang zwischen Anforderungen, Prozessen, Rollen und Fertigkeiten

Wie funktioniert das in der Praxis?
Nehmen wir das Beispiel der Qualifikation der Mitarbeiter. Dies ist ein Feld, das in unserer Branche
sehr hoch bewertet ist. In den von uns defi nierten Prozessen (die jeweils als Seiten in der Wiki abgebil-
det sind) werden Rollen festgelegt. Auf der Seite der Rolle werden dann alle für diese Rolle auszuführen-
den Prozessschritte automatisch zusammengeführt. Nun können die dafür notwendigen Fähigkeiten
(Abilities), Fertigkeiten (Skills) und Kompetenzen (Competences) hinterlegt werden. Diese wiederum
fi nden sich auf den Seiten der Mitarbeiter. Schnell können nun geeignete Kandidaten für die Rolle he-
rausgefi ltert und ggf. der Rolle zugewiesen werden. Die Fähigkeiten werden wiederum mit Trainings
oder Vorsorgeuntersuchungen hinterlegt, die Skills mit Trainings. Kompetenz ergibt sich aus der Anwen-
dungserfahrung und der Durchdringung der Materie. Dies bilden wir in Rollenbesetzungen innerhalb
unserer Projekte ab. Mit diesem System können wir Wiederholungsuntersuchungen, Trainings und Aktu-
alisierungsprüfungen für Zulassungen und Qualifikationsnachweise sehr einfach im Griff behalten,
sichern den Erhalt des prozessnotwendigen Wissens ab (oder stellen fest, welches Wissen wir uns noch
aneignen müssen) und informieren die Mitarbeiter jederzeit über anstehende Trainings und Unter-
suchungen auf der personalisierten Hauptseite unseres IMS.

In ähnlicher Weise werden auch andere Anforderungen (die natürlich selbst auch auf den entsprechen-
den Seiten erfasst sind) abgearbeitet. Für viele überraschend gibt es keine abgestuften Zugriffsrechte für unterschiedliche Hierarchiestufen, dies entspricht nicht unserer Unternehmensphilosophie. Jeder Mitarbeiter darf und soll alle Seiten bearbeiten. Dafür müssen allerdings auch alle Mitarbeiter
den entsprechenden Sicherheitsanforderungen genügen und alle Änderungen können in einer
Historie nachvollzogen werden. Die Effizienz der Mitarbeiter (wir verstehen sie als knowledge- und information workers) hängt heute wesentlich davon ab, dass alle für die Aufgabe relevanten Informationen zur Verfügung stehen und zwar möglichst ohne Ballast. Durch die Verknüpfungen der Inhalte werden Querbeziehungen deutlich und Nachforschungen zu Hintergründen dauern nur wenige Mausklicks.

Zentrales Managementinstrument

Die Wiki wird dabei zum zentralen Instrument (eben nicht nur für das IMS) sondern auch für die Projektbearbeitung und zum single point of truth für alle wichtigen Informationen. Das sichert die Nutzung
des IMS in der täglichen Arbeit und eben nicht nur zum jährlichen Management Review.

Franz Borrmann
IUS Institut für Umwelttechnologien und Strahlenschutz GmbH
Obernauer Straße 94
63743 Aschaffenburg
06021 7934 096
info@ius-online.eu
www.ius-online.eu

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