New Work – Arbeit neu leben mit Collaboration Tools und dabei Compliance sicherstellen

Teamgedanke, Handlungsfreiheit, zeitliche, räumliche und organisatorische Flexibilität: New Work nennt sich der Trend und die rasante Entwicklung zu einer neuen Berufswelt. Auch bekannt als Arbeit 4.0, gewinnt die neue Arbeitsbewegung zunehmend an Beliebtheit. Noch vor einigen Jahren war es selbstverständlich, dass sich Menschen, die zusammenarbeiten möchten, auch am selben Ort aufhalten müssen, um auf gemeinsame Inhalte, Ressourcen oder Software zuzugreifen. Mit der Digitalisierung aber auch der Pandemie ist die Mobilität in den Vordergrund gerückt. Ortsunabhängiges Arbeiten – verstärkt durch Homeoffice, verteilte Teams und ergebnisorientierte Arbeitsweisen haben Priorität erlangt.

Teamübergreifende Zusammenarbeit auch in wechselnden Arbeitsumgebungen wird hier immer wichtiger. Die Folge: Unternehmen brauchen einen zentralen und vor allem digitalen Ort der Kommunikation und Kollaboration, an dem die Zusammenarbeit genauso funktioniert, wie im realen Leben. Die Lösung: Eine flexible, anpassungsfähige und skalierbare Plattform, die alle wichtigen Informationen, Dokumente und Instrumente für die Zusammenarbeit gebündelt zur Verfügung stellt. Doch gerade in Branchen wie z. B. Finanzdienstleistungen, braucht es ein Collaboration-Tool, das die beherrschenden Themen der Branche befriedigend löst: Datenschutz, Datensicherheit, Compliance sowie Mobilität und Teamarbeit über alle Kommunikationskanäle.

Der Zweck von Collaboration-Tools ist die Optimierung des Arbeitsprozesses, weshalb die einzelnen Werkzeuge für Bereiche wie Kommunikation, Planung, Organisation oder Analyse geeignet sind. Ein Tool kann sich durch verschiedenste Inhalte und Features auszeichnen, wie beispielweise Filesharing, Echtzeit-Kommunikation, Instant-Messaging, gemeinsamer Kalender oder Management-Features. Viele Unternehmen starten den Aufbau ihres vernetzten Arbeitsplatzes auf der Basis von Office 365. Im Jahr 2011 hatte Microsoft mit Office 365 seine Programme als Webanwendungen in die Cloud gebracht und damit den Weg für eine Collaboration-Plattform geebnet. Da Office 365 aus verschiedensten Programmen besteht, sind auch die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit vielfältig. Ein solches Spektrum an Möglichkeiten bieten nur wenige andere Lösungen. Während man bei vielen anderen Collaboration-Tools mit Schnittstellen und zusätzlichen Apps den Umfang erweitern kann, hat Office 365 alle wichtigen Werkzeuge direkt integriert – und setzt somit seine Vision für eine neue Arbeitswelt und dem richtigen Setup für Zusammenarbeit um.

Die Prinzipien der New-Work-Bewegung eröffnen MitarbeiterInnen wie aus der Finanzdienstleistung neue Möglichkeiten der Flexibilität und Selbstverwirklichung am Arbeitsplatz. Deshalb setzt diese Branche zunehmend auf Konzepte von New Work: Kleinere Teams, Transparenz, Teilen, Kollaboration, Austausch und Zugang zu Informationen sind die Antwort auf die Herausforderungen der Banken und Versicherungen im digitalen Zeitalter. Vernetzte Portale, in denen als Knotenpunkt alle notwendigen Anwendungen für den Arbeitsalltag zusammenlaufen, werden für ein gemeinsames, ortsunabhängiges Arbeiten unerlässlich. Damit erleichtern Finanzdienstleister nicht nur den Zugang zu Wissen innerhalb der Organisation, sondern machen Wissen auch transparent. Gerade im Banken- und Versicherungsumfeld gilt es vor allem in Beratungsgesprächen mit den Kunden, Compliance zu gewährleisten. In den vergangenen Jahren haben regulatorische Anforderungen an Finanzdienstleister durch Richtlinien und Gesetze, wie MiFID II, Dodd-Frank oder Fin-VermV zugenommen. Es braucht also ein Collaboration-Tool, das sowohl das vernetzte Arbeiten und Kommunizieren ermöglicht und gleichzeitig Compliance sicherstellt – z. B. Microsoft Teams. Möglich wird das durch die Zusammenarbeit mit der ASC Technologies AG, die langjährige Erfahrung im Finanzmarkt mitbringt und Compliance-Lösungen für diesen Markt entwickelt.

ASC ist davon überzeugt, dass Teams die Kommunikation und Zusammenarbeit revolutionieren und die klassische Unternehmenskommunikation ersetzen wird – das bestätigen auch neueste User-Zahlen. Im Juli war von über 250 Millionen monatlich aktiven Usern die Rede. Um auch Branchen, die gesetzlich zur Aufzeichnung jeglicher Kommunikation verpflichtet sind, eine gesetzeskonforme Nutzung von Teams zu ermöglichen, entschieden sich ASC und Microsoft eine Partnerschaft für Compliance Recording und Archivierung einzugehen. Bei Compliance Regularien sind Vorgaben wie Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen, Ort der Datenspeicherung, Zugang und Löschen von personenbezogenen Daten und vieles mehr sehr wichtig. Verstöße werden mit hohen Bußgeldern oder Handelsverboten geahndet. Umso wichtiger ist eine Lösung innerhalb von Teams, die diese Vorgaben für User erfüllt. ASC Recording Insights gewährleistet die gesetzeskonforme Aufzeichnung und Archivierung aller Kommunikationskanäle (Audio, Bildschirm, Videoanruf, Chat etc.) innerhalb Teams. Alle aufgezeichneten Daten lassen sich darüber hinaus gewinnbringend für eine anschließende Analyse verwenden. Somit ist es möglich, das Risikomanagement zu verbessern, schnell und effiziente Suchabfragen zu ermöglichen und Betrugsfälle rechtzeitig zu erkennen.

Nico Unger

ASC Technologies AG 

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