Dachdeckerunternehmen goes digital

Neubau Logistikhalle Kleinheubach: Dach und Fassade (Bildnachweis: News Verlag)

Bereits seit Ende der 1990er Jahre loggten die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit über ein Zeiterfassungssystem in den Fahrzeugen. Heute dokumentieren sie den Baufortschritt mit ihren Outdoor-Smartphones. Aufgrund immer komplexerer Bauprojekte und der umfassender werdenden Dokumentationspflicht ist das Papieraufkommen innerhalb der letzten Jahre so angewachsen, dass das Unternehmen 2016 neue Wege eingeschlagen hat. Mit Frau Schüßler wurde eine Mitarbeiterin speziell für die Prozessoptimierung und das Qualitätsmanagement eingestellt.

Seit 2017 wurde in Zusammenarbeit mit der Docupool GmbH das Dokumentenmanagementsystem DocuWare implementiert. Inzwischen wird nicht nur der gesamte Mail- und Dokumentenverkehr im Unternehmen digital archiviert. Auch zentrale Prozesse der Verwaltung und Arbeitsvorbereitung werden mittels digitaler Workflows koordiniert - automatisch generierte Benachrichtigungsmails, workflowgestützt Aufgaben und digitale Stempel sorgen für einen reibungslosen Ablauf. So kann ein Projekt von der Anfrage mittels standardisierter Web-Formulare, bis zum Abschluss digital verfolgt und bearbeitet werden. Die Mehrzahl der eingehenden Rechnungen ist bereits digital. Sie werden mittels Intelligentem Indexing erfasst und über eine Workflowkette durch die zuständigen Mitarbeiter geprüft, gebucht und bezahlt.

Die Bauleiter sind mit Tablets ausgerüstet, um auch auf der Baustelle Zugriff auf alle relevanten Daten zu haben. Nach mittlerweile zweijährigem Produktivbetrieb beinhaltet das DMS mehr als 50.000 digitale Dokumente.

Mitarbeiter und Baustellen werden digital – entsprechend der kalkulierten Soll-Zeiten – geplant, koordiniert und kontrolliert. Schlecht einsehbare Dächer können mittels Drohne erfasst und digital vermessen werden. Auch die Lagerbuchungen werden über einen Barcodescanner vorgenommen und direkt den jeweiligen Baustellen zugeordnet. Ein extra für die Klemens Ott GmbH entwickeltes Kompetenzmanagementsystem bietet nicht nur einen Überblick über die Kompetenzen der Mitarbeiter und eventuellen Qualifizierungsbedarf, sondern lässt sich durch wenige Klicks auch den Auftraggebern zur Verfügung stellen. Was sich in dieser Zeit des Wandels jedoch nicht verändert hat, ist die handwerkliche Leistung auf den Baustellen – Dächer ohne Kompromisse.